Das Herz und das Alleinstellungsmerkmal des Museums ist seine Sammlung, diese ist jedoch nur dann museumsreif, wenn sie ordnungsgemäß inventarisiert ist: Die Erschliessung und Verwaltung des Bestandes bildet die Basis jeglicher Museumsarbeit.

Von jedem Objekt, dass das Museum erworben oder überlassen bekommt, sind festzuhalten:

Insbesondere die Herkunft ist von entscheidender Bedeutung, das Inventar dient auch als Rechtsnachweis darüber, wie und woher sich die Sammlung zusammensetzt und ob die Institution also rechtmäßiger Eigentümer oder Besitzer des Objektes ist.

Das Inventar muss umfassend Auskunft über die Sammlungsobjekte geben: Forschungsergebnisse der bearbeitenden Museumsmitarbeiter:innen, Angaben des Vorbesitzers, von Zeitzeuginnen und -zeugen, Expertinnen und Experten.

Wichtig ist eine einheitliche Vorgehensweise, über die man sich im Vorfeld über einen Workflow zur Inventarisierung und Dokumentationsrichtlinien im Museumsteam einigen sollte.

Neben den angeführten grundsätzlichen Daten sollten im Laufe der wissenschaftlichen Bearbeitung nach Möglichkeit weitere Felder ergänzt werden:

Elektronische Datenbank verfügen darüber hinaus über einen Thesaurus, mittels dessen Begriffe die Einzelobjekte verschlagwortet werden.

Das Inventar muss so angelegt werden, dass es intern wie extern, bspw. von Forscher:innen, bestmöglich genutzt werden kann. Das Ziel der Öffentlichmachung über Kulturpool, Europeana oder lokale digitale Repräsentationen sollte immer in Betracht gezogen werden.